Cómo validar la identidad de tu empresa paso a paso

Lo primero que tienes que tener en cuenta para comenzar con la validación es que la persona que lo lleve a cabo debe ser el representante legal, es decir, una persona habilitada legalmente para operar en nombre de la empresa. El representante legal es la única figura habilitada para hacer la carga de documentación.

Nuestra recomendación es que antes de comenzar con la validación tengas tu INE/IFE y el documento que te faculta para actuar en representación de la empresa (poder). Solicitaremos esos datos solo en esta primera instancia.

*Es importante que sepas que podremos solicitarte toda o parte de la documentación que nombramos en esta nota. Si hay pasos por los cuales no te hicimos transitar, no te preocupes.

Paso 01

Para comenzar, deberás cargar los siguientes datos:

• RFC de la empresa.
• Denominación o Razón Social.
• Nombre de fantasía (Nombre comercial).
• Giro de la empresa.
• Domicilio de la empresa.

Paso 02

Luego, deberás cargar datos correspondientes a los Propietarios Reales de la empresa. Para esto, ten en cuenta que:

• Si la empresa tiene accionistas o socios con, al menos 25% de participación en la sociedad, deberás detallar el porcentaje de participación, nombre completo, género, fecha de nacimiento, entidad federativa de nacimiento, país de nacimiento, nacionalidad, CURP, correo electrónico, ocupación, , número de teléfono, domicilio particular (calle o avenida, número externo, número interno, colonia, alcaldía o municipio, ciudad o población, estado, código postal y país.
• Si no tuviera accionistas o socios en esas condiciones, deberás proporcionar la misma información detallada en el punto anterior, pero respecto del órgano de administración de la empresa (Administrador Único o Consejo de Administración).

Paso 03

Como paso siguiente, deberás cargar:

1. El documento que acredita la legal existencia de la empresa (Acta Constitutiva).
2. El documento que te autorice a actuar en nombre de la misma.
3. Cédula del RFC de la empresa.
4. Constancia del número de serie de la FIEL de la empresa. Para este paso, deberás ingresar al sitio del SAT con tu FIEL e ir al apartado de recuperación de certificados, enseguida se te mostrará una pantalla con los certificados vigentes, haz una captura de pantalla y guárdala como PDF, para que después puedas cargarla.
5. Comprobante de domicilio de la empresa.

Algunos puntos que no puedes desatender:

• La documentación de los puntos 1 y 2 anteriores debe estar legalizada.
• Ten en cuenta los formatos de archivos que aceptamos: PDF, JPG, JPEG y PNG. Si necesitas saber el formato de tu documentación, ingresa a las propiedades del documento y fíjate el tipo de archivo o verifica si el nombre aparece seguido de algunas de las siglas que mencionamos previamente.
• Si la documentación que quieres cargar está en más de un archivo, puedes utilizar distintas herramientas para unirlas en un solo archivo. Si tienes Microsoft Office o alguna herramienta similar, puedes insertar las imágenes (cuidando que sean legibles) en un documento Word. Al finalizar selecciona “guardar como” y selecciona PDF como tipo de archivo.

Una vez que hayas completado este paso, deberás hacer un proceso simple de validación de identidad.

Luego, te pediremos una prueba de vida tomándote una foto. Para esto:

También te pediremos que valides tu identidad. Para eso deberás completar:

• CURP
• Nombre completo.
• Fecha de nacimiento.
• Nacionalidad.

Datos del representante legal

Como último paso, deberás completar los siguientes datos como representante legal:

• Teléfono.
• Domicilio.

Análisis de los documentos

Una vez que hayas cargado toda la documentación requerida, nos encargaremos de hacer el análisis y definir si son válidos o no. También ten en cuenta que existen algunas excepciones.

Si aquella persona que realizó la validación de identidad no figura en el documento habilitante, una vez que cargues todos los datos que te pida el flujo, al ser verificada la información se rechazará la documentación cargada y verás una notificación que lo informe (“La documentación que subiste no te autoriza a actuar en nombre de la sociedad”).

Eligiendo la opción Cambiar persona autorizada, dicha persona podrá ingresar sus datos siempre y cuando esté autorizada.

Por qué podríamos rechazar la documentación de tu empresa

Los motivos pueden ser muchos, pero compartimos los más frecuentes para evitar errores:

• La documentación no menciona a la persona que está operando en nombre del negocio: su nombre e INE/IFE deben estar presentes en el documento que autoriza a esa persona a representar a la sociedad.
• La documentación no indica que esa persona pueda operar en nombre del negocio: debe detallar específicamente que la persona que opera tiene poder para representar legalmente a la empresa.
• La documentación debe ser válida y fácilmente legible: rechazamos los documentos incompletos o con partes borrosas o ilegibles. También, los vencidos, dependiendo de la regulación de cada país.